任务管理软件怎么导出数据？手把手教你导出Excel、CSV和PDF

小王上周用滴答清单安排了整个项目的待办事项，周五领导突然要一份进度汇总表。他点开App左翻右找，愣是没找到“导出”按钮——最后只好挨个截图拼成PPT，被同事笑称‘手绘版项目报告’。

导出功能藏在哪？不同平台位置不一样

其实不是软件没这功能，而是入口太隐蔽。主流任务管理工具的导出路径各有特点：

滴答清单：网页端点右上角「…」→「导出数据」→ 选「全部任务」或「当前视图」→ 下载CSV；App里需进入「我的」→「设置」→「数据导出」（部分版本需开通高级会员）。

微软To Do：目前不支持直接导出，但可借助Power Automate自动同步到OneDrive表格；更简单的是打开网页版 → 点击左侧「…」→「打印列表」→ 在打印预览页按Ctrl+P → 选择「另存为PDF」。

Notion任务看板：把光标悬停在数据库标题栏右侧 → 点击「⋯」→「Export」→ 可选PDF、CSV或Markdown格式；注意：免费版仅支持导出当前视图内显示的字段，隐藏列不会出现在CSV里。

导出前必做的3件事

别急着点下载，先确认这几项，否则导出来全是乱码或缺数据：

✅ 筛选好范围：比如只要「本周到期」的任务，先用搜索框输入 due:this week 或勾选对应筛选器，再导出，避免拉出几百条历史任务。

✅ 检查字段是否完整：Trello导出CSV时，默认只含标题、描述、截止时间；如需「负责人」「标签」「附件链接」，得先在看板设置里开启对应字段显示。

✅ 中文别乱码：用Excel打开CSV时如果显示「某人」，说明编码不对。用记事本打开该文件 →「另存为」→ 编码选「UTF-8 with BOM」→ 再用Excel打开即可正常显示中文。

进阶技巧：一键导出到Excel并自动更新

如果你用的是飞书多维表格或ClickUp，可以设置「定时导出」：

以飞书为例：
进入任务表格 → 点击右上角「自动化」→ 新建规则 → 触发条件选「每天上午9点」→ 动作选「导出为Excel」→ 目标位置选「云文档/指定文件夹」→ 开启后，每天早上你邮箱里就躺着一份最新任务快照。

对技术党来说，还有更硬核的玩法：

curl -X GET "https://api.clickup.com/api/v2/list/{list_id}/task" \
  -H "Authorization: pk_abc123def456" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  > tasks.json

再用Python脚本转成Excel，适合需要对接内部系统的团队。

导出不是终点，而是让任务数据真正流动起来的第一步。下次领导要报表，你点两下就能甩出带图表的Excel，连过滤条件都提前配好了——这才是任务管理该有的样子。